FAXIAについて

FAXIAとは、FAXで受信した原稿を、コンピューター処理でサーバーに蓄積し、 Webブラウザ上の専用管理画面からリアルタイムに受信詳細を見ることができるサービスです。
原稿はイメージデータとして蓄積されるため、TIFFデータまたはPDFデータとして、ダウンロードが可能で、紙に出力する必要もなく、簡単に保存や管理が行えます。
FAXで寄せられる大量の商品注文や申込書などを、最短1日でデータ入力、CSV・TXTファイルで納品するオプションや、OCR処理により受信データを指定フォルダに自動振り分けするオプションもございます。

こんなことで困っていませんか?

  • FAX機や紙を準備するコストがかかる、設置スペースがない
  • 受信した原稿の紛失や破損が起こる、管理が面倒
  • FAXが1台しかなく、取りこぼしが発生する
  • 受信した原稿内容のデータ化に時間がかかる
こんなことで困っていませんか?

そんな悩みをFAXIAが解決します!

  • FAX機不要!インターネットに繋がったPCがあればご利用頂けます。
    Web上で受信原稿の確認ができるため、紙の用意も不要です。
  • 受信原稿をデジタルイメージとして保存するので、紛失の恐れがなく、保存や管理が簡単に行えます。
  • 受信量に合わせた回線数を低コストでご利用頂けるため、取りこぼしを防ぐことができます。
  • 受信原稿内容を最短1日でテキストデータ化する、入力オプションをご用意しています。
そんな悩みをプラクトンが解決します!

利用例

支店から送ってくる大量のFAX日報を受信してデータ化したい
(コンビニ・ファミレス・ガソリンスタンド等の本部担当者 様)
一斉に送られてくる派遣社員の勤務表を混み合わないようにインターネットでFAX受信してデータ化したい(人材派遣会社 様)

大量に送られてくる日報や勤怠管理などのFAXを365日24時間受信可能とします。
受信したデータはベリファイ入力による入力ミス防止・分割入力による情報漏洩リスクを防ぐといった行程を実現しております。
入力されたデータは、個人情報として厳重に管理します。
管理者は専用ページで、受信状況や受信原稿の確認をWeb上からリアルタイムに閲覧することが可能です。

※入力サービスは、オプションになります。

FAX受信・データ化の流れ
商品の注文をFAXでも可能にしたい(通信販売業者 様)

FAX受信イメージをデータとしてサーバに保存するので、管理画面から受信日時などを指定しての検索・ダウンロードが可能になります。
また、FAX原紙の紛失リスクや回収のための時間的なロスもなくなります。
注文受付業務の効率化を図れることでコスト削減することが可能です。

FAX受信・データ化の流れ
短期間に集中するセミナーやイベントの申し込みをFAXで受け付けたい
(コンサル会社 様・イベント会社 様・その他)

電話回線やFAX機などの設備投資は一切不要です。
インターネットにつながったPCさえあれば、短期間で簡単に大量のFAX受信を実現でき、運用管理コストも大幅に削減できます。

FAX受信・データ化の流れ
FAXで受信する個人情報等を漏洩から守りたい。社内で垂れ流しにしたくない(全般)

通常のFAX機での受信は社内で個人情報等が垂れ流しになっておりますが、当サービスはペーパーレスのため、管理人のみ情報を閲覧することが可能です。

FAX受信・データ化の流れ
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システム機能概要

大量のFAX受信を可能にする

1日にA4サイズの申込書5,000枚程度を通常のFAX機で受信する場合、多数のFAX機と回線が必要となり、FAXにセットされた用紙が紙切れになったり、機械の故障で受付不能になってしまうなどの危険性が伴います。
この面倒な受付業務を当社がコンピュータ処理で代行し、原稿をデジタルデータの状態で保管いたします。
一度に複数枚のFAXを受信する場合でも、自動的に1枚づつ保存し、データには送信元の電話番号と受付番号がセットされます。

受信状況及び受信原稿の参照はインターネットでどこからでも可能。

利用者様はWebブラウザ上の専用管理画面から日別、時間帯別の利用件数一覧表とその受信詳細を見ることが可能です。
この一覧を参考にして、回線数の増設や告知媒体の配付スケジュールなどを検討することができます。
受信原稿は送信者の電話番号、受付番号でデジタルデータとして登録されており、受付番号・FAX番号・受付日時で検索して、参照・ダウンロードすることが可能です。
登録されたデータは、パソコンさえあれば紙に出力する必要は一切ありません。
紙で保管しておきたい場合は、プリンターで出力することも可能です。

受信時に送信者の電話番号、受付NOなどを埋め込むことが可能。

原稿受信時に原稿の上部に相手の情報や受付日付、受付番号などをイメージとして重ね合わせることが可能です。
これによって後で原稿を印刷した時にいつ受け付けたものかを確認可能となります。(原稿のヘッダー部分には無条件で印字することが可能です。)

受信したFAX原稿を返信可能。(オプション)

受信した原稿に、文字や画像を差込みして返信することができます。(1枚10円)
これにより、お客様からの問い合わせや受注等に速やかに対応することができます。
管理画面から直接操作してFAX返信できる為、FAX機を使用する手間も省けて、大変便利です。
返信したFAX原稿や履歴も管理画面から確認が出来ます。

受信原稿をイメージから入力し、最短1日でテキストデータ納品。(オプション)

当方にて受信原稿枚数を日別・時間帯別に自動管理し、一定数の受付に達するか特定日数が過ぎた時点でキーパンチャーがイメージより直接入力し(ベリファイも行います)、最短で翌日にデータをダウンロードいただけます。(データ形式はカンマCSV形式となります)
一度ダウンロードいただいたデータにはダウンロード済みのチェックが入るため、まだダウンロードされていないデータだけを選択することが可能です。
FTPツールでの一括ダウンロードも可能です。

申込書・勤怠管理表などをOCR処理することで、リアルタイムにデータ納品が可能。(オプション)

FAX受信する、申込書・勤怠管理表などをOCR処理によりCSVやTXTファイル形式に変換します。
変換されたCSVデータと受信したイメージ(PDFおよびTIFFデータ)をファイルサーバへリアルタイムにアップいたします。
契約者様は、VPN経由やFTPS・SFTPなどでデータをダウンロードすることが可能です。
データ入力による人件費や紙の出力などが不要になり、業務の効率化に貢献します。

フリーダイヤル・ナビダイヤルなどの、ダイヤル付加サービスが使用可。(オプション)

フリーダイヤルは、通話料を着信側で負担することになりますが、お客さまが料金を気にせず気軽にFAXを送信でき、顧客満足度も向上します。

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全体のサービスフロー

FAX原稿送受信の流れ
FAX原稿送受信の流れ
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管理画面

管理画面
入力(オプション)の特長
ベリファイ入力(同原稿を2人のオペレータにより2回入力)により、オペレーションスタッフによる入力ミスを低減します。
ベリファイ入力
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